Conseils aux entreprises

Comment créer mon organisme de formation ?

03/2022
12 min de lecture

Créer un organisme de formation est actuellement un investissement en fort devellopement. La mise à jour des compétences encourage les salariés de tout âge et de tout statut professionnel à s’inscrire à une formation continue. La formation initiale, elle, gagne du terrain avec le renchérissement des diplômes.

La France compte environ 87 000 organismes de formation dont le chiffre d’affaires s’élève à plus de 15 milliards d’euros. La réforme de la formation professionnelle en 2014 a entraîné de profondes mutations : les actifs disposent d’un compte personnel de formation (CPF) alimenté par des heures de formation et cela tout au long de leur vie active.

Avant son projet

La première chose à laquelle vous devez penser est les sujets sur lesquels vous pouvez vous entraîner. Énumérez toute expertise que vous possédez et qui peut être utilisée pour former des professionnels du public. Veuillez l'utiliser comme base pour créer un plan d'affaires.

Outre la capacité à former sur des thématiques précises, le succès d'un organisme de formation dépend également de la connaissance de son public cible. Avoir un objectif clairement défini et savoir exactement quels sont vos besoins est important. N'ayez pas peur de dialoguer avec les prospects et les clients autant que possible pour identifier leurs besoins et leurs problèmes.

Une fois que vous avez terminé cette tâche, vous pouvez créer un programme de formation qui répond aux besoins spécifiques de votre public cible. Faites également attention à ne pas tomber dans la salle du spécialiste et alignez votre programme et vos objectifs pédagogiques avec votre niveau cible.

Vous pouvez ensuite créer votre catalogue de formation. Bien entendu, ce catalogue évoluera dans le temps et au gré des interactions avec les apprenants.

Avantages à créer un organisme de formation


Avant de passer au côté pratique, rappelez les principaux avantages à devenir organisme de formation, soit en tant que particulier (en tant que formateur indépendant) soit pour votre entreprise.

Si un numéro de déclaration pour les activités de formation est reçu, le client peut recevoir une subvention pour financer la formation. Selon votre profil, vous pouvez activer différents appareils pris en charge.

Citons par exemple le Promoteur OPCO (ex OPCA) pour les entreprises de moins de 50 salariés ou les indépendants, le Plan de Développement des Compétences pour les entreprises de plus de 50 salariés, ou encore le prix d'Aide Individuelle à la Formation (AIF) de Pôle Emploi. demandeur d'emploi.

Si vous avez organisé une formation certifiante ou diplômante, les apprenants peuvent également utiliser leur compte personnel de formation (ou successeur du DIF, CPF) depuis le site Mon Compte Formation. De cette façon, vos activités de formation peuvent être couvertes en tout ou en partie.

Vous pouvez également organiser des formations inter-entreprises (si vos clients viennent d'entreprises différentes) ou en interne (si tous vos stagiaires viennent de la même entreprise). Dans tous les cas, n'oubliez pas de planifier à l'avance la location de votre espace d'entraînement.

Ainsi, dès le moment où vous commencez à dispenser une formation de qualité, vous pouvez facilement vendre votre formation à des clients existants et potentiels avec des coûts post-support limités.

Cependant, pour justifier notre engagement qualité, nous devrons être certifiés Datadock, et dès 2022 après la réforme de la formation, nous devrons être certifiés Qualiopi. Deux certifications requises pour développer des activités de formation.

L'enregistrement d'un organisme de formation est assez simple, mais attention à ne pas sous-estimer le processus.

En fait, en tant qu'organisme de formation, si vous faites face à de nombreuses amendes lors d'une inspection, vous êtes soumis à de nombreuses règles que vous devez suivre. Cela sera expliqué plus loin dans cet article. Avant cela, commençons par les étapes pour créer une organisation.

S'inscrire auprès de la DREETS (anciennement DIRECCTE) pour créer un centre de formation et obtenir un numéro de déclaration d'activité.

Comment créer et déclarer mon organisme de formation

Pour devenir Formateur Officiel, vous devez vous inscrire auprès de votre DREETS (ou Direction Régionale de l'Entreprise, de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et de la Solidarité). Cette déclaration doit être présentée dès la première formation ou au plus tard dans les trois mois suivants.

Vous devrez soumettre les documents suivants :

  • Déclaration d'activité du fournisseur de formation (téléchargeable ici)
  • Justificatif d'attribution du numéro sirène, que vous soyez indépendant ou entreprise classique (SARL, EURL, SAS, SASU, etc.). Veuillez noter que votre statut juridique n'affecte pas vos activités de formation pendant votre séjour à Portage. Bulletin #3 de casier judiciaire dans les 3 mois (détails ici)
  • Une liste des formateurs et leurs CV (qu'ils soient intégrés à l'entreprise ou à un sous-traitant)

Premier contrat de formation

Une convention d'apprentissage si vous formez une personne morale, ou une convention d'apprentissage si votre client est un particulier (le modèle se trouve sur la même page que la liste des modèles de formateur, voir lien précédent). Veuillez noter que ces documents doivent comporter les informations suivantes : numéro de déclaration d'activité (ou l'information "numéro de déclaration d'activité dans la procédure d'attribution"), nom ou entreprise du signataire, titre et type de formation, période de formation, méthode de connaissance autorisation de campagne de formation managériale). Une copie du programme de formation.

Pour ce document, assurez-vous de disposer des informations suivantes : objet de la formation, public cible, prérequis requis, durée, ressources pédagogiques et techniques utilisées, contenu détaillé de la formation, suivi et évaluation. Une fois que vous avez tous ces éléments, vous pouvez déposer et créer votre organisation de formation. Il doit ensuite être adressé en recommandé à la DREETS (anciennement DIRECCTE) de votre ressort.

Le processus est simple, mais la principale difficulté est de trouver vos premiers clients. Si une personne ou une entreprise postule pour une formation, l'organisation doit effectivement être enregistrée pour que la candidature soit acceptée. Cependant, si vous faites une formation initiale, vous n'avez pas encore de numéro d'activité ni de numéro d'inscription. C'est comme un serpent qui se mord la queue, mais une fois cet obstacle passé, rien n'est compliqué.

Si vous n'avez pas de numéro de notification d'activité, merci d'écrire "J'émettrai un numéro de notification d'activité" lors du premier contrat/contrat.

Le plus simple est de former un client de confiance pour compléter le dossier.Texte paraphrasé

Le délai de réponse est d'environ 30 jours après l'envoi du fichier avec le récépissé. Cependant, le délai de 30 jours est rarement respecté. Il a fallu environ deux mois à notre entreprise pour obtenir le numéro de déclaration d'activité.

La DREETS peut rejeter les dossiers de production des organismes de formation dans certains cas, notamment si la formation n'est pas conforme aux dispositions légales relatives à la formation ou si la documentation (ex. contrat, convention, programme) ne contient pas les informations correctes et requises. Si vous oubliez d'envoyer un document spécifique demandé.

Veuillez noter que des exonérations de TVA sont possibles. L'application est requise.

Les conditions sont :

  • J'ai déposé une déclaration d'activité.
  • Etablir des rapports pédagogiques et financiers (documents qui permettent de déclarer chaque année vos activités à la DIRrecte), sauf pour la première année d'activité.
  • Pour demander l'exonération de TVA, il suffit de remplir le formulaire 3511 et de l'envoyer en recommandé à la DREETS.
  • De plus, il est nécessaire de créer un document de règlement intérieur dans les 3 mois à compter de la constitution de l'établissement de formation. Ce document comprend les mesures de sécurité au travail liées aux lieux de formation, les règles disciplinaires et, pour les stages supérieurs à 500 heures, les modalités de sélection des délégués stagiaires. Vous pouvez trouver des exemples de règlement intérieur sur le site de votre DREETS.

Quel statut juridique dois-je choisir en tant qu'entreprise formatrice ?

Aucun statut spécifique n'est requis. Vous pouvez choisir le statut qui convient le mieux à votre projet et à votre business plan. Pour les entraîneurs personnels, vous pouvez choisir une petite entreprise, une SARL unipersonnelle ou une SASU.

Si vous êtes salarié d'une SARL ou d'une SAS.

Le choix se fait en fonction de votre métier et de vos ambitions pour celui-ci. Il est préférable de consulter d'abord un comptable fiscaliste.

Veuillez noter que ce choix affecte la nature de l'imposition et de la responsabilité. Il est donc impératif de se faire conseiller lors de la mise en place d'un organisme de formation.

A noter que vous pouvez également passer par des sociétés affiliées. Certaines de ces entreprises proposent même de gérer tous les aspects administratifs de l'organisme de formation.

Selon votre situation, vous pouvez obtenir de l'aide pour démarrer votre entreprise et exécuter votre plan d'affaires. Si vous êtes à la recherche d'un emploi, consultez ces programmes : ACCRÉ, ARE, ARCE.

Sinon, vous pouvez également contacter votre chambre de commerce locale. Présente différents outils pour mener à bien le projet de construction d'un organisme de formation.

Que dois-je faire après avoir reçu l'agrément de l'établissement de formation/le numéro de stagiaire ?

A l'aide de votre matricule, vous devez remplir une série d'obligations et obtenir une Accréditation Qualiopi.

Obligations en tant qu'institution de formation

La constitution formelle d'un organisme de formation comporte de nombreuses obligations. La date d'information est généralement fournie lors de la transmission du numéro par la DREETS (ex : DIRECCTE).

Même si vous perdez une journée en conséquence, vous disposez de toutes les informations et obligations légales pour faire les choses correctement. Ces obligations comprennent, par exemple, l'envoi d'un certain nombre de documents au client.

Avant la formation :

Selon le cas (entreprise ou particulier), un contrat d'apprentissage ou un contrat de professionnalisation. Attention, pour les particuliers, les règles

sont plus strictes, notamment concernant le délai de rétractation. Règlement intérieur des organismes de formation. Pendant la scolarité :

Signature d'une attestation de présence pour chaque stagiaire et formateur ayant suivi une formation toutes les demi-journées. Après l'entrainement:

C'est un certificat d'achèvement. Certificat de participation / Certificat de réussite. Des enquêtes de satisfaction à chaud (immédiatement après la formation) et à froid (par exemple 3 mois plus tard) doivent également être créées.

Aussi, lors de la sous-traitance de formation à des formateurs (bien entendu, ils doivent être inscrits à la DREETS), il est nécessaire de conclure un contrat de sous-traitance. Cela doit être fait de manière cohérente avec tous les prestataires de formation et les formateurs indépendants avec lesquels vous travaillez. Veuillez noter qu'en cas de non-respect de l'une de ces obligations, si un contrôle est exercé, des amendes pourront être infligées (environ 4500 euros par infraction, plusieurs points cumulés).

Pour chaque formation que vous proposez, pensez à conserver tous ces documents et à faire un tableau récapitulatif compte tenu de votre déclaration de revenus annuelle. Nous vous recommandons d'investir dans une formation CRM pour faciliter l'administration.

En avril, vous devez déclarer vos activités par le biais du Bilan scolaire et financier (BPF en abrégé). Rien de compliqué, mais n'oubliez pas. L`Express a publié un article intéressant à ce sujet. Vous y trouverez des informations détaillées sur l'éducation et les rapports financiers et d'autres informations relatives au démarrage d'un organisme de formation.

Annuellement, des données clés sur les activités éducatives devraient être fournies par le biais de ce rapport éducatif.

Répartition par type de financement (Corporate, OPCO, Fonds de formation, CPF, etc.). Montant dépensé pour les salaires des entraîneurs ou les avantages des entraîneurs externes. Par type de stagiaires (salarié, demandeur d'emploi, etc.). Type de formation (diplôme, certification, autres formations) et répartition par spécialisation.

Pour rester organisé, pensez à créer un tableau de bord Excel pour suivre ces éléments tout au long de l'année et gagner du temps sur les déclarations annuelles.

Si vous remplissez 2 des 3 seuils suivants, vous devez aller au-delà de votre rapport de formation et embaucher un examinateur.

3 employés à temps plein. Ventes de 153 000 euros hors taxes et hors ressources. Actif total 230 000 €. N'oubliez pas de surveiller ces seuils avec votre comptable. Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site dreets.gouv.fr.

Et bien sûr, difficile de parler de création d'organisme de formation sans évoquer Datadock et Qualiopi.

Qualifiez votre organisme de formation avec Qualiopi

A partir de 2022, les organismes de formation devront être certifiés Qualiopi pour que leurs clients bénéficient d'un accompagnement à la formation. Datadock a été fondée par OPCO en 2017 pour assurer la qualité des services de formation professionnelle fournis par les organisations. Qualiopi le remplacera en 2022.

  • Qualiopi est un terrain d'entente aux côtés d'OPCO, obligé d'obtenir toutes sortes de financements (du CPF à Pôle Emploi en passant par OPCO).
  • Qualiopi s'appuie sur le Référentiel Qualité National (RNQ en abrégé). Ce référentiel recense 7 critères qualité déclinés en 32 indicateurs.
  • Dès lors, une démarche qualité intégrant ces critères et indicateurs doit être développée et certifiée par les organismes certificateurs.
  • Pour construire une organisation de formation efficace, intégrez le plus tôt possible une démarche qualité dans votre organisation du travail.

La première étape consiste à consulter le Référentiel Qualité National (que vous pouvez trouver ici) et à exposer noir sur blanc les actions que vous allez entreprendre pour chaque norme. Ce document constitue la base de tout audit qui doit être réussi. Il n'est pas nécessaire de renseigner 32 indicateurs car certains critères peuvent s'avérer pertinents uniquement pour certaines catégories d'établissements de formation.

Une fois que vos processus qualité fonctionnent bien, contactez un organisme de certification pour un audit.

Il en existe une quinzaine (dont ICPF sélectionné pour les certifications Qualiopi, ISQ, Socotec, AB...).

Attention, le temps d'attente pour passer l'audit peut être long. Prévoir 2/3 mois. Le prix dépend de la taille de votre organisme de formation. Demandez des devis à plusieurs CA pour vous faire une idée. Sachez que si vous disposez déjà d'un label de qualité, vous bénéficierez d'un contrôle simplifié. Les prix démarrent généralement autour de 1500€ HT.

Une fois votre certification Qualiopi en poche, vous devrez vous soumettre à un audit de surveillance à moyen terme, répété tous les trois ans.

Attention, si vous n'exercez qu'une activité de formateur temporaire pour le compte d'un autre organisme de formation, vous n'avez pas besoin d'un Qualiopi. Cependant, vous devez vous engager à respecter les processus qualité de l'organisme que vous sous-traitez pour dispenser la formation.

Organisez des suggestions de formation continue, y compris en face à face, FOAD et apprentissage mixte.

Pour construire votre organisation de formation, pensez également aux différents formats de formation proposés dans le catalogue des formations.

Le présentiel est le premier format qui vient à l'esprit et c'est le format classique le plus apprécié des apprenants. Pourquoi ? Pour la simple raison que l'interaction humaine avec les formateurs et les autres apprenants rend l'expérience plus stimulante.

Le E-Learning ou FOAD (Open Distance Learning) devient de plus en plus populaire en raison de sa flexibilité et de ses formats innovants. Vous pouvez choisir parmi des modules préenregistrés ou des cours virtuels en direct pour vous rapprocher d'une expérience en personne.

Le blended learning est une formation qui combine les deux formes.

Quelle que soit la formule choisie, les obligations liées à vos activités de formation professionnelle restent les mêmes.

Une fois le format défini, vous devez réfléchir à vos besoins en ressources humaines et physiques.

De combien d'entraîneurs votre équipe a-t-elle besoin ? S'agit-il d'employés ou de sous-traitants ? Le budget pour cela est-il un salaire ou la sécurité sociale ? Dois-je louer une salle de formation ? Si oui, dans quelle commune et quelle est sa taille ? Besoin d'outils et de services ? Formation CRM, outils de classe virtuelle, matériel de formation en salle de classe, etc.

Développer une méthode pédagogique

Si vous animez vous-même la formation, vous devrez développer une méthode d'enseignement. Si vous avez une équipe de formateurs, vous devez vous assurer qu'ils sont régulièrement formés aux techniques de formation.

Les méthodes de l'éducation des adultes, la préparation de la formation et de ses supports, le processus pédagogique, l'acquisition des temps forts de la formation, la communication verbale et non verbale, la création d'un environnement propice à l'apprentissage... autant de sujets pour devenir un bon coach. plonger dans

Il faut également veiller à affiner le programme de formation, des objectifs pédagogiques annoncés au programme lui-même, en passant par les prérequis.

Des conseils pour aller plus loin et développer vos activités de formation

En revenant sur la constitution de notre organisme de formation, voici quelques conseils que je souhaite transmettre à toute personne souhaitant s'engager dans une formation professionnelle.

  1. Familiarisez-vous avec les profils des apprenants. Mieux vous apprendrez à les connaître, mieux vous serez en mesure de créer un programme d'exercices qui réponde vraiment à leurs besoins. Cela facilite également la vente du programme.
  2. Maîtriser l'ensemble des mécanismes de financement et des fonds de formation. Avoir tous les mécanismes de financement à portée de main facilite l'orientation des efforts de vos clients. CPF, OPCO, plans de développement des compétences, accompagnement personnalisé à la formation de Pôle Emploi, déductions fiscales pour les managers... tous ces dispositifs doivent être compris et conduire activement le client dans le domaine de la formation.
  3. Ayez une trousse à outils disponible auprès de votre établissement de formation. Comme nous l'avons vu, une activité de formation est constituée de plusieurs documents (contrats, conventions, signatures, attestations de participation, attestations de fin de formation, etc.). Pour être efficace et gagner du temps, disposez d'un CRM pour former votre organisation.
  4. Démarrer une démarche qualité le plus tôt possible. C'est elle qui veille à ce que vous puissiez financer vos études sur le long terme.
  5. N'oubliez pas de publier votre offre sur les sites Pôle Emploi et Carif-Oref de votre région. Objet du Carif-Oref : Informer le public sur l'offre de formation en France. Par exemple, en Île-de-France, c'est Défi Métiers.
  6. Assurez-vous de proposer une formation continue éligible au CPF. Pour accéder au CPF, vous devez choisir l'une des formations diplômantes, des formations certifiantes, des formations préparatoires au CQP (certification de qualification professionnelle), des formations d'accompagnement à la création d'entreprise ou des formations d'évaluation des compétences.
  7. Faites le calcul avant de demander l'exonération de TVA. En effet, après exonération de TVA, vous ne pourrez plus bénéficier du remboursement de la TVA sur les achats liés à l'éducation.

Par exemple, pour fournir une formation à la certification, nous pouvons nous associer à une agence d'accréditation qui approuve la fourniture d'une formation préparant à la certification. Il existe également la possibilité de créer votre propre certificat, mais il s'agit d'un processus compliqué.

Une fois que vous avez votre organisation de formation en place, vous devez mettre en place une communication efficace pour attirer les clients vers votre formation. La base est le site Web où l'offre est présentée. Par exemple, un site Web devrait pouvoir collecter des prospects via des formulaires. Une fois votre site web en ligne, vous devez avoir un plan de communication.

N'oubliez pas d'optimiser votre site Web pour le référencement de Google. Choisissez des phrases qui optimisent votre contenu. Nous publions également régulièrement du contenu. Considérez ce contenu comme la passerelle vers de nombreux sites Web.

Vous pouvez également faire de la publicité sur Google, Facebook ou des sites spécialisés dans le secteur de l'éducation.

N'oublions pas les formes de communication plus classiques comme les flyers, la participation à des salons, les publicités dans les magazines.

Une communication continue est nécessaire pour augmenter progressivement les ventes.

Conclusion

Malgré les contraintes administratives imposées aux centres de formation, créer un organisme de formation peut être intéressant pour augmenter le chiffre d'affaires et diversifier votre offre. Aussi, si vous envisagez de devenir formateur, pensez à vous former aux méthodes et outils pédagogiques.

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